„WiseDocs“ dokumentų valdymo sistema siūlo platesnes ir lankstesnes pritaikymo galimybes nei kitos DVS, tačiau tuo pačiu yra patogi ir paprasta naudotis.
Mes tai vadiname „Funkcionaliu paprastumu“ – sistema suteikia tik reikalingas funkcijas, be perteklinių nustatymų ir sudėtingos konfigūracijos.
Tikras lankstumas nėra funkcijų gausa, o sistemos gebėjimas efektyviai prisitaikyti prie organizacijos darbo principų, neapsunkinant naudotojo sudėtinga sąsaja ar nereikalingais veiksmais.
Kodėl standartinės dokumentų valdymo sistemos negali išspręsti visų kliento užduočių?
Daugelis mano, kad platus standartinis funkcionalumas užtikrina sėkmingą sistemos diegimą. DVS kūrėjai dažnai siūlo maksimaliai daug funkcijų, taip tikėdamiesi patenkinti visų poreikius.
Tačiau praktika rodo kitaip – dalis įrankių neveikia taip, kaip reikia, o kai kurių svarbių funkcijų – apskritai trūksta. Pertekliniai nustatymai sunkina darbą, lėtina procesus ir kelia painiavą naudotojui.
Kaip rasti balansą? Mažiau funkcijų gali reikšti per mažai galimybių, tačiau perteklinis sistemos funkcionalumas dažnai tampa našta. Svarbiausia – ne funkcijų skaičius, o jų tikslumas ir pritaikymas realiems poreikiams.
Dauguma dokumentų valdymo sistemų kūrėjų siūlo rinktis vieną iš dviejų variantų
Sudėtingos sistemos su plačiu funkcionalumu – daug galimybių, bet sudėtingas diegimas ir painus naudojimas.
Paprastos sistemos su minimaliu funkcionalumu – lengvai naudojamos, bet ribotos ir nepritaikomos verslo poreikiams.
„WiseDocs“ siūlo kitą kelią.
Mūsų sistema yra intuityvi, patogi ir padedanti spręsti visas organizacijos užduotis, dėl kurių ji buvo įsigyta. Nėra perteklinių funkcijų ar apribojimų – tik tiksliai suderintas sprendimas, pritaikytas jūsų verslo procesams.
Kaip sukūrėme paprastą, bet galingą dokumentų valdymo sistemą?
Atsisakėme požiūrio, kad daugiau funkcijų = geresnė sistema. Vietoj funkcijų gausos mes akcentuojame tik vartotojui reikalingas funkcijas. Kam naudoti sudėtingą sąsają su šimtais nustatymų, jei kasdien naudojate tik 30% jų?
Automatizavome procesus taip, kad jie veiktų natūraliai. Kaip bekontaktis mokėjimas pagreitina atsiskaitymą, taip ir „WiseDocs“ supaprastina vartotojo veiksmus – kiekvienas procesas optimizuotas taip, kad nereikėtų papildomų žingsnių ar perteklinių sprendimų.
Minimalistinė išorė, bet pažangi vidinė logika. Sistemos sudėtingumas lieka fone – naudotojas mato tik tai, kas jam reikalinga.
O kaip dėl unikalių organizacijų poreikių?
Kiekviena įmonė dirba skirtingai, todėl „WiseDocs“ leidžia konfigūruoti sistemą pagal konkrečius procesus. Vartotojai mato tik jiems svarbias funkcijas, o veikimo logika pritaikoma dar diegimo etape.
Nė viena sistema neatitinka 100% visų organizacijos poreikių
Pristatymuose jos visos atrodo vienodai – visi kūrėjai deklaruoja „geriausias praktikas“ ir standartizuotus dokumentų valdymo procesus. Atrodytų, tereikia pradėti ją naudoti.
Tačiau realybė kitokia:
- Kai kur sistema nepatogi kasdienėje veikloje.
- Kai kur trūksta smulkių, bet kritiškai svarbių funkcijų.
- Kai kur jūsų verslo procesas skiriasi nuo „standartinio“ rinkoje.
- Kai kurios funkcijos veikia ne taip, kaip turėtų.
Sprendimas? Adaptacija.
„WiseDocs“ sukurta su lankstaus konfigūravimo galimybe – sistema taikoma pagal konkrečius organizacijos procesus dar diegimo etape.
Ką iš tikrųjų perkate rinkdamiesi DVS?
Ar mokate už tai, kad sistemoje būtų kuo daugiau funkcijų? Ar už tai, kad ji efektyviai spręstų jūsų organizacijos užduotis?
Tai du visiškai skirtingi dalykai. Daug funkcijų dar nereiškia, kad jos reikalingos. Svarbiausia – kaip sistema pritaikoma prie jūsų verslo procesų ir palengvina darbą.
Daugelis klientų daro vieną esminę klaidą – mano, kad gali įvertinti sistemą nepadirbę su ja bent kelis mėnesius. Tik įsigijus paaiškėja, kad daugybė funkcijų yra nepatogios, o dokumentų valdymas neveikia taip, kaip tikėtasi.
Kūrėjai tuo metu atsako:
„Jūs matėte pristatymą, analizavote ir išbandėte. Jei sistema jums netinka – tai ne mūsų problema, kitiems ji veikia puikiai.”
„WiseDocs“ nėra tik eilinė sistema – tai efektyvus sprendimas, pritaikytas jūsų organizacijos užduotims.
Mūsų tikslas – ne parduoti produktą, o užtikrinti, kad jis veiktų efektyviai jūsų įmonėje. Todėl „WiseDocs“ ne tik įdiegiama, bet ir pritaikoma jūsų verslo procesams, kad kiekvienam naudotojui būtų maksimaliai patogu.
Kam skirta „WiseDocs“ dokumentų valdymo sistema?
„WiseDocs“ skirta organizacijoms, kurios dirba su dideliu dokumentų srautu ir vertina efektyvumą. Ji skirta tiems, kurie pavargo nuo sudėtingų, gremėzdiškų sistemų ir nori aiškaus, paprasto sprendimo.
Jei vertinate tvarką ir siekiate atsikratyti chaoso – „WiseDocs“ yra jums.
Tai sprendimas tiems, kurie nori vieną kartą įdiegti sistemą ir pamiršti apie problemas, susijusias su dokumentų valdymu. Augant organizacijai, lankstumas yra būtinas – „WiseDocs“ prisitaiko prie jūsų verslo pokyčių ir užtikrina sklandų procesų valdymą.
Kuo „WiseDocs“ skiriasi nuo kitų dokumentų valdymo sistemų?
„WiseDocs“ – funkcionali, bet intuityvi dokumentų valdymo sistema, sukurta realiems verslo poreikiams.
Daugelis DVS pristatomos kaip „nereikalaujančios diegimo“ – klientai susivilioja pažadu „imk ir naudokis“. Tai atrodo patogu ir ekonomiška, tačiau po kelių mėnesių paaiškėja, kad sistema negali išspręsti visų užduočių, nes ji nepritaikyta konkrečiai organizacijai.
Mes dirbame kitaip.
„WiseDocs“ pagrindinis privalumas – asmeninis pritaikymas. Kiekviena organizacija turi unikalius procesus, todėl mūsų inžinierių ir programuotojų komanda sukūrė sprendimą, kuris lengvai pritaikomas skirtingiems verslo modeliams.
Tai ne dar viena „visiems vienoda“ DVS – „WiseDocs“ pritaikoma taip, kaip reikia būtent jūsų organizacijai.
